Dzienniki elektroniczne w ciągu ostatnich lat szturmem wkroczyły do polskich szkół. Z każdym rokiem coraz więcej szkół, uczniów i rodziców korzysta z cyfrowej wersji dziennika. Napewno możemy się zgodzić, że e-dzienniki znacznie ułatwiają i przyspieszają komunikację między szkołą i rodzicami.
Co ciekawe, polskie prawo już stosunkowo dawno, bo w 2009 roku pierwszy raz umożliwiło stosowanie cyfrowych wersji dzienników. W tym artykule przytoczę historię aktów prawnych regulujących możliwość stosowania i wymogi stawiane dziennikom elektronicznym.
2009
Pierwszym rozporządzeniem w którym umożliwiono stosowanie e-dzienników jest rozporządzenie z dnia 16 lipca 2009 r. (Dz.U. 2009 nr 116 poz. 977).
Była to nowelizacja pierwotnego rozporządzenia z roku 2002. Poniżej przytoczony został fragment powyższej nowelizacji, który dotyczy dzienników elektronicznych:
13) po § 20 dodaje się § 20a i 20b w brzmieniu:
„§ 20a. 1. Przedszkole, szkoła lub placówka mogą prowadzić dzienniki, o których mowa w § 2, 7, 9—11, 18 i 20, także w formie elektronicznej, zwane dalej „dziennikami elektronicznymi”.
Za zgodą organu prowadzącego przedszkole, szkołę lub placówkę, dzienniki, o których mowa w § 2, 7, 9—11, 18 i 20, mogą być prowadzone wyłącznie w formie elektronicznej.
Prowadzenie dziennika elektronicznego wymaga:
1) zachowania selektywności dostępu do danych stanowiących dziennik elektroniczny,
2) zabezpieczenia danych stanowiących dziennik elektroniczny przed dostępem osób nieuprawnionych,
3) zabezpieczenia danych stanowiących dziennik elektroniczny przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą,
4) rejestrowania historii zmian i ich autorów. System informatyczny służący do prowadzenia dzienników elektronicznych powinien umożliwiać eksport danych do formatu XML oraz sporządzenie w formie papierowej dzienników, o których mowa w § 2, 7, 9—11, 18 i 20.
§ 20b. W terminie 10 dni od dnia zakończenia roku szkolnego, a w przypadku szkół policealnych dla młodzieży oraz szkół dla dorosłych — w terminie 10 dni od dnia zakończenia semestru, dane stanowiące dziennik elektroniczny zapisuje się na informatycznym nośniku danych, według stanu odpowiednio na dzień zakończenia roku szkolnego oraz na dzień zakończenia semestru, w sposób zapewniajàcy możliwość:
1) sprawdzenia integralności danych stanowiących dziennik elektroniczny przez zastosowanie podpisu elektronicznego, o którym mowa w art. 3 pkt 1 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.),
2) weryfikacji podpisu elektronicznego lub danych identyfikujących,
3) odczytania danych stanowiących dziennik elektroniczny w okresie przewidzianym dla przechowywania dzienników, o których mowa w § 2, 7, 9—11, 18 i 20.”;
2010
Kolejna nowelizacja rozporządzenia miała miejsce w 2010 roku (Rozporządzenie z dnia 24 sierpnia 2010 (Dz.U. 2010 nr 156 poz. 1047)) i uwzględniała zmiany w punktach dotyczących dzienników elektronicznych. Główną zmianą było dodanie punktu 5 do paragrafu § 20a.
w § 20a:
a) ust. 1 i 2 otrzymują brzmienie:
„1. Dzienniki, o których mowa w § 2, 7, 8a—11a, 18 i 20, mogą być prowadzone także w formie elektronicznej; dzienniki prowadzone w formie elektronicznej zwane są dalej „dziennikami elektronicznymi”.
2. Za zgodą organu prowadzącego przedszkole, szkołę lub placówkę, dzienniki, o których mo- wa w § 2, 7, 8a—11a, 18 i 20, mogą być pro- wadzone wyłącznie w formie elektronicznej.”,
b) ust. 4 otrzymuje brzmienie:
„4. System informatyczny służący do prowadzenia dzienników elektronicznych powinien umożliwiać eksport danych do formatu XML oraz sporządzenie w formie papierowej dzienników, o których mowa w § 2, 7, 8a—11a, 18 i 20.”,
c) dodaje się ust. 5 w brzmieniu:
„5.W przypadku prowadzenia dzienników, o których mowa w § 2, 7, 8a i 11a, wyłącznie w formie elektronicznej, wpisanie przez nauczyciela w dzienniku elektronicznym tematu zajęć, o których mowa w § 2 ust. 2, § 7 ust. 3, § 8a ust. 1 i § 11a, jest równoznaczne z potwierdzeniem przez nauczyciela prze- prowadzenia tych zajęć.”;
w § 20b pkt 3 otrzymuje brzmienie:
„3) odczytania danych stanowiących dziennik elektroniczny w okresie przewidzianym dla przechowywania dzienników, o których mowa w § 2, 7, 8a—11a, 18 i 20.”.
2014
W 2014 roku MEN opublikował nowe rozporządzenie (Dz.U. 2014 poz. 1170), które ponownie zdefiniowało wymogi w stosunku do dzienników elektronicznych:
Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 sierpnia 2014 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji
Poniżej przytoczony jest fragment, który odnosi się do e-dzienników:
§ 22. 1. Dzienniki, o których mowa w § 3, 10–14, 19 i 21, mogą być prowadzone także w formie elektronicznej; dzienniki prowadzone w formie elektronicznej są zwane dalej „dziennikami elektronicznymi”.
2. Za zgodą organu prowadzącego przedszkole, szkołę lub placówkę, dzienniki, o których mowa w § 3, 10–14, 19 i 21, mogą być prowadzone wyłącznie w formie elektronicznej.
3. Prowadzenie dziennika elektronicznego wymaga:
1) zachowania selektywności dostępu do danych stanowiących dziennik elektroniczny;
2) zabezpieczenia danych stanowiących dziennik elektroniczny przed dostępem osób nieuprawnionych;
3) zabezpieczenia danych stanowiących dziennik elektroniczny przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą;
4) rejestrowania historii zmian i ich autorów;
5) umożliwienia bezpłatnego wglądu rodzicom do dziennika elektronicznego, w zakresie dotyczącym ich dzieci.
4. System informatyczny służący do prowadzenia dzienników elektronicznych powinien umożliwiać eksport danych do formatu XML oraz sporządzenie w formie papierowej dzienników, o których mowa w § 3, 10–14, 19 i 21.
5. W przypadku prowadzenia dzienników, o których mowa w § 3, 10, 11, 13 i 21, wyłącznie w formie elektronicznej, wpisanie przez nauczyciela w dzienniku elektronicznym tematu zajęć, o których mowa w § 3 ust. 2, § 10 ust. 3 i 5, § 11 ust. 2, § 13 ust. 3 i 5 oraz § 21 ust. 2 i 3, jest równoznaczne z potwierdzeniem przez nauczyciela przeprowadzenia tych zajęć.
§ 23. W terminie 10 dni od dnia zakończenia roku szkolnego, a w przypadku szkół policealnych dla młodzieży oraz szkół dla dorosłych – w terminie 10 dni od dnia zakończenia semestru, dane stanowiące dziennik elektroniczny zapisuje się na informatycznym nośniku danych, według stanu odpowiednio na dzień zakończenia roku szkolnego oraz na dzień zakończenia semestru, w sposób zapewniający możliwość:
1) sprawdzenia integralności danych stanowiących dziennik elektroniczny przez zastosowanie podpisu elektronicznego, o którym mowa w art. 3 pkt 1 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2013 r. poz. 262);
2) weryfikacji podpisu elektronicznego lub danych identyfikujących;
3) odczytania danych stanowiących dziennik elektroniczny w okresie przewidzianym dla przechowywania dzienników, o których mowa w § 3, 10–14, 19 i 21.
Główną różnicą w stosunku do poprzedniego rozporządzenia było umożliwienie rodzicom wglądu do dzienników ich dzieci. Nie można było za to pobierać jakichkolwiek opłat.
2016
Kolejna, tym razem kosmetyczna zmiana zapisów o dzienniku elektronicznym miała miejsce 2016 r. W rozporządzeniu z dnia 31 sierpnia 2016 (Dz.U. 2016 poz. 1368) zmieniającym rozporządzenie z 2014 r., zmianie uległ tylko paragraf § 23 pkt 1.
w § 23 pkt 1 otrzymuje brzmienie:
„1) sprawdzenia integralności danych stanowiących dziennik elektroniczny przez zastosowanie podpisu elektronicznego;”;
Jak widać zapis w punkcie 1 został skrócony i nie ma już odniesienia do ustawy o podpisie elektronicznym.
2017
W 2017 roku opublikowane zostało po raz kolejny nowe rozporządzenie (Dz.U. 2017 poz. 1646), które w przypadku zapisów odnośnie dzienników elektronicznych wprowadzało tylko kosmetyczne zmiany:
Poniżej przytaczam fragment dotyczący dzienników elektronicznych:
§ 21. 1. Dzienniki, o których mowa w § 2, § 8–13, § 18 i § 20, mogą być prowadzone także w postaci elektronicznej; dzienniki prowadzone w postaci elektronicznej są zwane dalej „dziennikami elektronicznymi”.
2. Za zgodą organu prowadzącego przedszkole, szkołę lub placówkę, dzienniki, o których mowa w § 2, § 8–13, § 18 i § 20, mogą być prowadzone wyłącznie w postaci elektronicznej.
3. Prowadzenie dziennika elektronicznego wymaga:
1) zachowania selektywności dostępu do danych stanowiących dziennik elektroniczny;
2) zabezpieczenia danych stanowiących dziennik elektroniczny przed dostępem osób nieuprawnionych;
3) zabezpieczenia danych stanowiących dziennik elektroniczny przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą;
4) rejestrowania historii zmian i ich autorów;
5) umożliwienia bezpłatnego wglądu rodzicom do dziennika elektronicznego, w zakresie dotyczącym ich dzieci.
4. System informatyczny służący do prowadzenia dzienników elektronicznych powinien umożliwiać eksport danych do formatu XML oraz sporządzenie w postaci papierowej dzienników, o których mowa w § 2, § 8–13, § 18 i § 20.
5. W przypadku prowadzenia dzienników, o których mowa w § 2, § 8, § 9, § 11 i § 20, wyłącznie w postaci elektronicznej, wpisanie przez nauczyciela w dzienniku elektronicznym tematu zajęć, o których mowa w § 2 ust. 2, § 8 ust. 3 i 5, § 9 ust. 2, § 11 ust. 2 i 3 oraz § 20 ust. 2 i 3, jest równoznaczne z potwierdzeniem przez nauczyciela przeprowadzenia tych zajęć.
§ 22. W terminie 10 dni od dnia zakończenia roku szkolnego, a w przypadku szkół policealnych dla młodzieży oraz szkół dla dorosłych – w terminie 10 dni od dnia zakończenia semestru, dane stanowiące dziennik elektroniczny zapisuje się na informatycznym nośniku danych, według stanu odpowiednio na dzień zakończenia roku szkolnego oraz na dzień zakończenia semestru, w sposób zapewniający możliwość:
1) sprawdzenia integralności danych stanowiących dziennik elektroniczny przez zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego;
2) weryfikacji kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub danych identyfikujących;
3) odczytania danych stanowiących dziennik elektroniczny w okresie przewidzianym dla przechowywania dzienników, o których mowa w § 2, § 8–13, § 18 i § 20.
Rozporządzenie to wraz z poniższą zmianą z 2019 roku jest aktualnie obowiązującym aktem prawnym regulującym zasady działania dzienników elektronicznych.
2019
2 lata później, w 2019 roku powyższe rozporządzenie zostało znowelizowane. W rozporządzeniu z dnia 19 września 2019r. (Dz.U. 2019 poz. 1788) zmiany w znacznym stopniu dotyczyły również zapisów odnośnie dzienników elektronicznych.
Poniżej przytoczony jest fragment, który odnosi się do e-dzienników:
w § 21:
a) w ust. 3 uchyla się pkt 1,
b) ust. 4 otrzymuje brzmienie:
„4. System informatyczny służący do prowadzenia dzienników elektronicznych:
1) umożliwia wydruk oraz eksport, w formie dokumentu elektronicznego zapisanego w formacie XML, danych dzienników, o których mowa w § 2, § 8–13, § 18 i § 20;
2) uwzględnia wytyczne dla dostępności treści internetowych 2.1 stosowane dla stron internetowych i aplikacji mobilnych w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych, określone w załączniku do ustawy z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych (Dz. U. poz. 848), w zakresie prezentacji zasobów informacji udostępnianych rodzicom uczniów i uczniom albo słuchaczom.”,
c) po ust. 4 dodaje się ust. 4a i 4b w brzmieniu:
„4a. Dokument elektroniczny, o którym mowa w ust. 4 pkt 1, jest zgodny ze schematem, określonym we wzorze zdefiniowanym w formacie XSD, opisującym sposób zapisu danych i informacji, o których mowa odpowiednio w § 2, § 8–13, § 18 i § 20, udostępnionym pod adresem elektronicznym wskazanym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania.
4b. Wydruk, o którym mowa w ust. 4 pkt 1, jest sporządzany na podstawie dokumentu elektronicznego, o którym mowa w ust. 4a, zgodnie z szablonem wizualizacji zdefiniowanym w formacie XSLT, udostępnionym pod adresem elektronicznym wskazanym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania.”;
11) § 22 otrzymuje brzmienie:
„§ 22. 1. W terminie 10 dni od dnia zakończenia roku szkolnego, a w przypadku szkół dla dorosłych, branżowych szkół II stopnia i szkół policealnych – w terminie 10 dni od dnia zakończenia semestru, dane stanowiące dziennik elektroniczny zapisuje się w formie dokumentu elektronicznego na informatycznym nośniku danych, według stanu odpowiednio na dzień zakończenia roku szkolnego albo na dzień zakończenia semestru.
2. Dokument elektroniczny stanowiący zapis dziennika elektronicznego:
1) jest opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną albo podpisem osobistym;
2) jest zapisany i przechowywany w sposób zapewniający możliwość jego odczytania w niezmienionej treści w okresie przewidzianym dla przechowywania dzienników, o których mowa w § 2, § 8–13, § 18 i § 20.”.
Jak widać wprowadzone zostały 3 kluczowe zmiany:
- Zwrócono uwagę na kwestię dostępności danych. Treści e-dziennika muszą być prezentowane w sposób, który umożliwi bezproblemowe użytkowanie systemu m.in. przez osoby niepełnosprawne (na komputerach i urządzeniach mobilnych);
- Określono wzorce zapisu danych oraz szablony wizualne prezentacji danych;
- Rozszerzono możliwość opatrzenia dokumentu elektronicznego (zapisu dziennika elektronicznego) o pieczęć elektroniczną lub podpis osobisty.
Powyższy artykuł pokazuje, że akty prawne regulujące działanie dzienników elektronicznych ulegały zmianie dość często. Chociaż patrząc na tempo zmian technologicznych, nie byłbym zaskoczony gdyby regulacje zmieniały się jeszcze częściej i w większym zakresie.
Omówione regulacje dają dużą swobodę producentom systemów dzienników elektronicznych, dzięki czemu mogą oni oferować dużo różnorodnych funkcji wyróżniających ich na tle konkurencji. Jednocześnie brak doprecyzowywania pewnych kwestii, np. wymogu zapewnienia dostępu do dziennika za pomocą aplikacji mobilnych, sprawia, że niektóre rozwiązania dostępne na rynku po prostu nie nadążają za zmianami technologicznymi i nie oferują użytkownikom (rodzicom, uczniom, nauczycielom) odpowiednich funkcjonalności. W innym artykule przybliżę dzienniki elektroniczne dostępne aktualnie na rynku.
